前言

本系列最終用讀者來函來做個後續 Q&A
第一題是：負責專案的人消失了該怎麼辦

事情經過

很多時候我們辦理活動、社團課程幹部要講課
處理活動的人或是講課的講者
在 DeadLine 的時候消失
沒有按時把東西交出來
或是品質很不 OK 該怎麼辦

心態回復

這是每一個社團、社群甚至上升到公司層面都會遇到的

雖然你可能會覺得很「幹」
但事情還是要處理

建議處理方式-最終 Deadline 還沒到

要做的是「冷靜下來」，不要因為情緒問題而衝動作出不好的決定。

1. 立即開會：召集相關的負責人和成員，瞭解完整的情況和所需的資料，確定急需完成的工作事項。
2. 重新分配工作：根據成員的能力和專長，重新分派工作，確保專案或活動能夠繼續進行。
3. 確認資料和資源：迅速確認所有與該專案或活動相關的資料、設備和資源，以便能夠順利接手和繼續。
4. 與消失的成員取得聯繫：嘗試通過各種方式與該成員聯絡，了解其情況，並請他提供所需的資料和資源。
5. 設定新的期限：考慮到重新分配工作所需的時間，可能需要調整原本的計劃和期限。
6. 溝通與反饋：對於其他成員和相關的參與者，要及時的通知這次的變動和新的計劃，確保大家都知道調整的事情。
7. 制定應急計劃：為了防止未來再次發生這種情況，制定一套應急計劃和流程，例如建立資訊交接系統、設立代理人（一個專案一定要兩個人負責）等。
8. 評估與改進：在事情解決後，舉行回顧(檢討)會議，討論這次的處理方式和結果，並思考如何改善，避免相同的問題再次發生。

講師沒來怎麼辦

1. 嘗試取得聯繫：首先，嘗試通過各種聯絡方式與消失的講者取得聯繫，了解他的情況，是不是出了什麼事情。
2. 備用計劃：如果之前已有備用講者或其他主題的講座，可以考慮調整日程並啟動這個備用計劃。
3. 臨時代替講師：考慮是否有其他社團成員具備相關知識和經驗，能夠臨時代替講課。
4. 轉為工作坊或小組討論：如果真的找不到合適的代替講者，可以考慮將原本的講座時間轉為工作坊或小組討論形式。
5. 尋求外部資源：可以聯繫相關領域的專家或其他社團，看是否有可能借用他們的講者或資源。
6. 及時通知參與者：確保參與該課程的學員或成員及時得知任何更改或調整。
7. 道歉與補償：向參與者說明情況，並提供一定的補償，例如提供額外的課程、資源或退款等。
8. 評估與防範：在事件結束後，回顧該次經驗，考慮如何改進流程、溝通或備案策略，以防止未來再次發生類似的情況。